Mi primera academia
Guía de puesta en marcha, paso a paso: de una cuenta recién validada a una academia real lista para trabajar. Es el recorrido; el detalle de cada campo vive en Academias y el detalle del asistente en Puesta en marcha.
Antes de empezar: la cuenta y las academias
Sección titulada «Antes de empezar: la cuenta y las academias»Al validarse tu cuenta de administrador se crea tu organización: el espacio de trabajo donde vive todo lo tuyo y solo lo tuyo. Dentro de la organización puedes tener una o varias academias (también llamadas sedes), independientes entre sí en el día a día pero con catálogos y personas compartidos:
- Cada academia tiene sus aulas, sus grupos, sus alumnos, sus tarifas, sus recibos y su horario de apertura.
- Un profesor puede trabajar en varias academias de la organización a la vez.
- Los catálogos globales —asignaturas, condiciones especiales y categorías de incidencia— son de la organización entera, no de una academia concreta.
- Los métodos de pago admiten las dos cosas: pueden ser globales de la organización o estar acotados a una sede (ver Métodos de pago).
Cuando tienes más de una academia, trabajas siempre “dentro” de una: la eliges en el selector de academia de la barra superior, y a partir de ahí los listados (alumnos, grupos, recibos…) muestran los de esa academia. Es lo que permite, por ejemplo, derivar a un alumno a otra sede cercana cuando en la suya no quedan plazas.
Paso 1 · El asistente de configuración inicial
Sección titulada «Paso 1 · El asistente de configuración inicial»La primera vez que entras al panel con una cuenta sin academia real, se abre solo el asistente
Configuración inicial. También puedes ir a él en cualquier momento desde /app/setup.
Son tres pasos:
| Paso | Qué te pide |
|---|---|
| Tu academia | Nombre de la academia, dirección, código postal y ciudad. Al escribir el código postal, la ciudad y la provincia se rellenan solas |
| Cómo trabajas | Seis preguntas sobre tu día a día; cada respuesta enciende los módulos correspondientes |
| Módulos | Los módulos resultantes como interruptores, para que los corrijas antes de guardar |
El asistente es solo para el personal de gestión: los usuarios de portal —alumnos, tutores y los profesores sin perfil de personal— no lo ven.
El detalle de cada pregunta y de qué módulo enciende cada respuesta está en Puesta en marcha.
Paso 2 · Guardar: qué se crea
Sección titulada «Paso 2 · Guardar: qué se crea»Al pulsar Guardar configuración se crea tu academia real con unos valores de partida sensatos —zona horaria peninsular, euros, franjas de 50 minutos y la academia activa— y, encima, un esqueleto de ejemplo para que no arranques con la pantalla en blanco: una temporada del curso actual con su horario de apertura, dos aulas, un profesor, un grupo con su franja semanal y dos tarifas.
Esas dos tarifas iniciales ya vienen configuradas por tramo de clases semanales (1 clase semanal y 2 o más clases semanales), con cuota de matrícula incluida. Son un punto de partida: cámbiales el precio, el nombre y las fechas, o bórralas y crea las tuyas siguiendo Mi primera tarifa.
Todo lo que crea el asistente es editable después, y el asistente no vuelve a aparecer.
Paso 3 · Completar la ficha de la academia
Sección titulada «Paso 3 · Completar la ficha de la academia»El asistente pregunta lo mínimo para empezar. El resto de la ficha se rellena en Empresa › Academias › (tu academia), repartido en pestañas:
| Pestaña | Para qué |
|---|---|
| General | Nombre, contacto, dirección, duración de la franja, zona horaria y moneda |
| Marca | Logotipo y banner de la academia |
| Datos fiscales | Razón social, NIF y domicilio fiscal — necesarios para que el recibo salga con un emisor válido. Nada te impide emitir sin ellos: el recibo se emite igual, pero congela un emisor incompleto |
| Datos bancarios | IBAN, BIC y titular — necesarios para las remesas SEPA |
| Correo electrónico | Remitente y ajustes de envío de los correos de la academia |
| Módulos | Los mismos interruptores del asistente, para encender o apagar funciones cuando quieras |
Bajo el formulario hay además pestañas de contenido —horario comercial, aulas, profesores, grupos, series de recibos, Precios (tarifas y bonos de horas), pagos, condiciones y ajustes avanzados—. Cada una está documentada en Academias.
No hay que inventarse ningún identificador: la dirección web de la ficha se deriva automáticamente del nombre al crearla, y no cambia si después renombras la academia.
Paso 4 · Dar de alta más academias
Sección titulada «Paso 4 · Dar de alta más academias»Para abrir una segunda sede, ve a Empresa › Academias y usa el botón de alta de la cabecera del listado. Solo aparece si tu usuario puede crear academias: un empleado con sedes acotadas gestiona la suya, pero no da de alta nuevas.
La academia nueva no trae el esqueleto de ejemplo del asistente: tendrás que crear sus aulas, sus grupos y sus tarifas. Lo que sí nace con ella es su serie de recibos por defecto, para que pueda numerar desde el primer día.
Y ahora, ¿cómo cobras?
Sección titulada «Y ahora, ¿cómo cobras?»Con la academia en pie, el siguiente paso es decidir el modelo de cobro:
- Mi primera tarifa — la cuota mensual recurrente.
- Mi primer bono de horas — horas prepago que se consumen con el uso.
No son excluyentes: un mismo alumno puede tener cuota mensual para su grupo y un bono de horas para clases particulares.