Solicitudes de plaza

El módulo de Solicitudes de plaza sirve para recoger las peticiones de alumnos que quieren entrar en uno o varios grupos y para tramitarlas hasta la matrícula. Cada solicitud guarda la asignatura, el nivel y los horarios que pide el alumno, y un asistente la convierte en matrícula, tarifa y consentimientos de una sentada.

También se conoce como: solicitudes, peticiones de plaza, reservas de plaza, inscripciones.

Dónde está el módulo de Solicitudes de plaza

Clientes › Solicitudes de plaza

La sección solo aparece si la sede tiene activado Solicitudes de plaza online, en Empresa › Academias › (ficha) › Módulos, sección Captación. Si está apagado, la sección se oculta del menú. Ver Academias.

Quién puede usar el módulo de Solicitudes de plaza

Administrador de la cuenta: ve el listado y puede crear, editar, procesar, cancelar y eliminar solicitudes.
Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Solicitudes de alumno» en su perfil de empleado.
Profesores: no lo ven. Solo entran si además se les da un perfil de empleado que incluya ese módulo.
Alumnos y tutores: no ven esta pantalla, pero el alumno con cuenta de acceso puede pedir plaza desde su portal con el botón «Solicitar plaza», y la petición aparece aquí.

Datos de una solicitud de plaza

Campo	Qué es	Obligatorio
Alumno	Alumno que pide la plaza. Solo se ofrecen los alumnos activos.	Sí
Academia	Sede en la que quiere estudiar.	Sí
Asignatura	Materia que quiere cursar.	Sí
Nivel / Curso	Nivel del alumno. Texto libre, con sugerencias de los niveles ya registrados.	No
Estado	Pendiente, Asignada o Cancelada. Viene como Pendiente.	Sí
Notas adicionales	Observaciones sobre la petición.	No
Horario solicitado	Calendario con una pestaña por temporada de la sede; en cada una se marcan los Grupos que quiere el alumno.	Sí

Estados de una solicitud de plaza

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Pendiente	La petición está recogida y nadie la ha tramitado.	Es el estado con el que nace toda solicitud.
Asignada	El alumno ya quedó matriculado en los grupos elegidos.	Lo pone el asistente «Procesar» al terminar.
Cancelada	La petición se descartó sin matricular.	Con el botón «Cancelar solicitud».

Crear una solicitud de plaza

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Solicitudes de alumno» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo y los tutores. El alumno con cuenta la pide desde su portal. Dónde: Clientes › Solicitudes de plaza → botón «Nueva solicitud». Antes de empezar: el alumno tiene que estar activo y la sede necesita una temporada con grupos.

Pulsa «Nueva solicitud».
Elige el Alumno, la Academia y la Asignatura.
Rellena el Nivel / Curso y las Notas adicionales.
En Horario solicitado, abre la pestaña de la temporada y marca los Grupos que quiere el alumno.
Pulsa «Crear».

Resultado: la solicitud queda Pendiente y el alumno entra en la lista de espera de cada grupo marcado, por orden de llegada.

Si falla:

«Elige al menos un horario del calendario…»: no marcaste ninguna franja → vuelve al paso 4.

También se dice: pedir plaza, reservar plaza.

Procesar una solicitud de plaza

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Solicitudes de alumno» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Solicitudes de plaza → menú de acciones (⋮) de la fila de la solicitud → «Procesar». Antes de empezar: el botón solo aparece mientras la solicitud está Pendiente.

Pulsa «Procesar». Se abre un asistente de tres pasos.
En Colocación y tarifa, elige la Temporada —viene propuesta la activa— y marca uno o varios Grupos. Los dos son obligatorios. Debajo se elige la tarifa.
En Domiciliación SEPA, rellena los datos bancarios si la familia va a domiciliar.
En Firma de condiciones, revisa los consentimientos obligatorios y decide cómo se firman.
Confirma.

Resultado: el alumno queda matriculado en todos los grupos marcados —una matrícula por grupo—, la solicitud pasa a Asignada y, si tiene cuenta, recibe un aviso.

También se dice: asignar la plaza, matricular desde la solicitud.

Cancelar una solicitud de plaza

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Solicitudes de alumno» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Solicitudes de plaza → menú de acciones (⋮) de la fila de la solicitud → «Cancelar solicitud». Antes de empezar: el botón solo aparece mientras la solicitud está Pendiente.

Pulsa «Cancelar solicitud».
Confirma en el aviso.

Resultado: la solicitud pasa a Cancelada y sale de la lista de espera de los grupos que había pedido. No se matricula a nadie.

También se dice: descartar, anular una solicitud.

Editar una solicitud de plaza

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Solicitudes de alumno» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Solicitudes de plaza → menú de acciones (⋮) de la fila de la solicitud → «Editar». Antes de empezar: solo se puede editar mientras la solicitud está Pendiente.

Cambia lo que necesites, incluidos los Grupos marcados en el calendario.
Pulsa «Guardar».

Qué no se puede cambiar: nada, una vez la solicitud está Asignada o Cancelada: el botón «Editar» deja de aparecer.

También se dice: modificar, corregir una solicitud.

Eliminar una solicitud de plaza

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Solicitudes de alumno» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Solicitudes de plaza → la solicitud → «Editar» → menú «Acciones» → «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El aviso lo dice así: «Esta acción es irreversible.» Alternativa: si solo quieres cerrarla sin perder el rastro, usa «Cancelar solicitud».

Abre el menú «Acciones» y pulsa «Borrar». El aviso se titula «Eliminar solicitud».
Confirma con «Sí, eliminar».

Qué se pierde y qué se conserva: la solicitud desaparece del listado y sus plazas en lista de espera dejan de apuntar a ella. Las matrículas que ya se hubieran creado se quedan.

También se dice: borrar una solicitud.

Cómo se recorre el listado de solicitudes de plaza

El listado se abre por la pestaña Pendientes y tiene además Asignadas, Canceladas y Todas. Cada fila muestra el Alumno, la Asignatura, la Franja solicitada —los grupos pedidos—, el Nivel, la Academia, el Estado y la fecha de Solicitado.

Los filtros son Alumno, Asignatura, Academia, Día preferido y Solicitado entre dos fechas. El estado no tiene filtro propio porque lo cubren las pestañas. Con una sede elegida en la barra superior, solo se ven sus solicitudes.

Diagnósticos vinculados a una solicitud de plaza

Un diagnóstico de entrada puede apuntar a una solicitud concreta: al crearlo desde la ficha del alumno se elige en su campo Solicitud vinculada. Así, quien tramita la solicitud tiene delante el contexto pedagógico —tipo de problema, nivel detectado y recomendaciones— para decidir a qué grupo lleva al alumno. Ver Diagnósticos.

Qué no se puede hacer en el módulo de Solicitudes de plaza

Que el panel proponga grupos por sí solo: los grupos se marcan a mano en el calendario. El panel no sugiere clases cercanas a la hora preferida ni propone grupos por profesor o por aula.
Procesar sin temporada o sin grupo: los dos campos son obligatorios en el asistente.
Editar o procesar una solicitud ya asignada o cancelada: los botones solo aparecen sobre las pendientes.
Recuperar una solicitud eliminada: el panel no tiene papelera ni pantalla de restauración.
Cerrar la entrada de solicitudes desde el portal: apagar Solicitudes de plaza online oculta la sección a la administración, pero no retira el botón «Solicitar plaza» del portal del alumno.

Problemas frecuentes con las solicitudes de plaza

«No encuentro Solicitudes de plaza en el menú»

Por qué pasa. La sección depende del interruptor Solicitudes de plaza online de la sede: si está apagado, no se pinta en el menú.

Cómo se arregla. Ve a Empresa › Academias, abre la ficha de la sede, entra en la pestaña Módulos y activa Solicitudes de plaza online en la sección Captación. Si el interruptor ya está activado, es que tu perfil de empleado no tiene concedido el módulo «Solicitudes de alumno».

«Apagué el interruptor y me siguen entrando solicitudes»

Es el comportamiento esperado. El interruptor de la sede gobierna la visibilidad de la sección en el panel de administración, no el portal del alumno: quien tiene cuenta sigue viendo el botón «Solicitar plaza».

Qué puedes hacer. Revisa la pestaña Pendientes de vez en cuando aunque tengas la sección oculta, y cancela lo que no proceda.

«No me deja guardar la solicitud»

Por qué pasa. Una solicitud exige al menos un horario marcado en el calendario: sin franja no hay lista de espera en la que dejar al alumno. El mensaje es «Elige al menos un horario del calendario para dejar al alumno en la lista de espera.».

Cómo se arregla. Abre en Horario solicitado la pestaña de la temporada y marca al menos un grupo. Si el calendario sale vacío, esa sede aún no tiene temporadas con grupos configurados.

«El alumno pedía dos grupos y solo veo una matrícula»

Por qué pasa. En el paso Colocación y tarifa del asistente hay que marcar todos los grupos que se quieran: cada uno genera su propia matrícula, pero solo se crean los marcados.

Cómo se arregla. Matricula el grupo que falte desde la ficha del alumno. La solicitud ya está Asignada y no se puede volver a procesar.