Plantillas de correo

El módulo de Plantillas de correo sirve para reescribir, sede a sede, el texto de los avisos automáticos que Isiscampus manda por correo: el asunto y el cuerpo de cada uno, más la maqueta —cabecera, pie y estilos— que los enmarca a todos. Qué avisos existen y por qué canal sale cada uno se decide en Notificaciones; aquí solo se redacta cómo están escritos.

También se conoce como: plantillas de email, textos de los correos, maqueta del correo, personalizar los emails.

Dónde está el módulo de Plantillas de correo

Empresa › Plantillas de correo

Para poder trabajar hacen falta dos cosas: tener acceso al módulo Registro de correo —si no, la entrada no sale en el menú— y tener elegida una sede concreta en el selector de la cabecera. Con «Todas las academias» la página se abre pero no deja editar nada: avisa de que no hay ninguna sede concreta que editar.

Quién puede usar el módulo de Plantillas de correo

• Administrador de la cuenta: edita el asunto, el cuerpo y la maqueta de cualquier sede, y puede restaurar los textos de fábrica.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Registro de correo» en su perfil. Los perfiles Coordinador y Recepcionista no lo traen; el de Gerente sí.
• Profesores: no lo ven. Solo entran si se les da un perfil de empleado que incluya el módulo «Registro de correo».
• Alumnos y tutores: no lo ven, ni desde su portal.

Las plantillas de correo son de una sede

Lo que escribas afecta solo a los correos de la sede que aparece en la línea «Editando las plantillas de: …», arriba de la página. Otra sede sigue con su propio texto, y la misma cuenta puede tener 22 avisos personalizados en un centro y ninguno en otro.

Cambiar de sede en el selector de la cabecera cambia a la vez el servidor por el que se envía, el nombre que firma, el logotipo, la maqueta y los textos de los avisos. Todo sale de la ficha de esa sede, en Academias.

Qué se puede cambiar de un aviso

Campo	Qué admite
Asunto del correo	Texto plano, sin formato. Máximo 255 caracteres.
Cuerpo	Texto con formato, desde una barra de edición completa.

Lo demás lo pone el sistema y no se edita:

• El botón de acción del correo —el enlace que lleva a la aplicación—: su texto y su dirección las decide Isiscampus, para que ninguna plantilla pueda desviar a otro sitio el enlace de un correo legítimo.
• El saludo y la despedida: ningún correo editable pinta ya un saludo ni una despedida propios, así que lo que se ve en la vista previa es lo que se envía. La despedida que aparece en la previa es la de la maqueta de la sede.

Estados de una plantilla de correo

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Texto de fábrica	La sede no ha personalizado nada: envía el texto que mantiene Isiscampus, con sus mejoras futuras.	Es el estado de partida, y aquel al que se vuelve con «Restaurar de fábrica».
Personalizada para esta sede	Hay texto propio guardado, y es el que se envía.	Se llega guardando un asunto o un cuerpo distintos de los de fábrica.

Aunque nunca hayas guardado nada, el editor no abre en blanco: enseña el texto de fábrica del aviso, es decir, el que esa notificación está enviando hoy. Es texto para leer y retocar, no una copia guardada. Abrir y guardar sin cambiar nada no personaliza: si el texto es idéntico al de fábrica, la plantilla se queda como estaba.

Si un aviso no tiene asunto de fábrica, el campo Asunto del correo aparece vacío: al enviarse, ese correo usa el asunto que pone el sistema.

Editar el texto de un aviso

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Registro de correo» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Plantillas de correo → el módulo del aviso → la fila del aviso → botón «Editar». Antes de empezar: elige en el selector de la cabecera la sede cuyos correos quieres cambiar.

1. Despliega el módulo al que pertenece el aviso (Matrícula, Facturación, Cobro, Sesiones/Clases…).
2. Pulsa «Editar» en la fila del aviso. Se abre el editor debajo, con el asunto y el cuerpo rellenos.
3. Cambia el Asunto del correo y el Cuerpo.
4. Pulsa «Guardar».

Resultado: aparece «Plantilla guardada» y la fila pasa a «Personalizada para esta sede».

Si falla:

• «El asunto no puede superar los 255 caracteres.»: recorta el asunto → se mide sin el formato.
• «Variable no permitida»: has escrito una variable de otro aviso → bórrala y usa «Insertar variable».

También se dice: personalizar un correo, cambiar el texto de un aviso.

Devolver un aviso a su texto de fábrica

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Registro de correo» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Plantillas de correo → la fila del aviso → «Editar» → botón «Restaurar de fábrica».

1. Abre el editor del aviso con «Editar».
2. Pulsa «Restaurar de fábrica».

Resultado: aparece «Plantilla restaurada a la de fábrica» y la fila vuelve a «Texto de fábrica». El editor sigue enseñando el texto de fábrica —que vuelve a ser el que se envía— y la sede recupera las mejoras que Isiscampus haga en adelante sobre ese aviso.

Qué se pierde y qué se conserva: se pierde el texto propio de ese aviso en esa sede, y no hay forma de recuperarlo. Los demás avisos y las otras sedes no se tocan.

También se dice: quitar la personalización, volver al texto original, resetear la plantilla.

Ver la vista previa de un aviso

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Registro de correo» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Plantillas de correo → la fila del aviso → botón «Vista previa».

1. Pulsa «Vista previa». No hace falta abrir el editor.
2. Se abre «Vista previa del correo» en una ventana sobre la página: no te mueve de sitio ni pierdes el scroll.

Resultado: se ve el correo tal y como llega y no se envía nada. Fuera del marco van las cabeceras del mensaje —«De» con el nombre que firma la sede, «Para» con tu propia dirección y el «Asunto del correo»—; cada línea se pinta solo si se puede resolver. Dentro del marco va el cuerpo ya montado sobre la maqueta de esa sede. Con el editor abierto, la previa refleja lo que hay en pantalla aunque no lo hayas guardado; con el editor cerrado, refleja lo guardado.

También se dice: previsualizar, ver cómo queda el correo.

Enviarte un correo de prueba

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Registro de correo» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Plantillas de correo → la fila del aviso → «Editar» → botón «Enviar correo de prueba».

1. Abre el editor del aviso con «Editar».
2. Pulsa «Enviar correo de prueba».

Resultado: aparece «Correo de prueba enviado» y el buzón al que ha ido, que es el de la cuenta con la que estás trabajando. Sale por el envío real de la sede —su remitente y su servidor—, así que sirve para comprobar que el correo llega de verdad y con qué aspecto se ve en tu cliente.

Qué no se puede cambiar: refleja lo guardado, no lo que tengas a medias en el editor; para eso está la vista previa. El asunto es «Correo de prueba», salvo que la plantilla tenga asunto propio guardado: en ese caso se usa ése.

También se dice: mandarme una prueba, probar el correo.

Variables de una plantilla de correo

Una variable es un hueco que se rellena en el momento de enviar: donde escribas la variable del grupo de clase saldrá el grupo, y donde escribas la del importe saldrá el importe. Se escriben con dos puntos delante del nombre, como :group o :total.

Cómo se insertan: pon el cursor donde quieras el hueco, abre el desplegable «Insertar variable», elige una de la lista y se escribe sola en esa posición. El desplegable enseña el significado de cada una —«Grupo de clase», «Fecha de vencimiento»—, no el nombre técnico.

Cada aviso ofrece solo sus variables. Si escribes a mano una que pertenece a otro aviso, al guardar sale «Variable no permitida» y no se guarda nada. Los dos puntos en texto normal («Horario: lunes», «mailto:info@…») no se ven afectados: solo se rechaza el nombre de una variable real de otra plantilla.

Si una variable existe para ese aviso pero no hay dato que poner, sale vacía; nunca se cuela su nombre a la vista de quien lo recibe.

Las dos familias de variables

Propias del suceso. Las que dan sentido a ese aviso concreto: importe, fecha, hora, grupo de clase, asignatura, número de recibo, motivo, calificación, franja horaria… Cambian de un aviso a otro y solo existen donde tienen sentido.

Comunes. Quién es el alumno, quién su familia y quién paga. Se ofrecen únicamente en los avisos que pueden resolverlas: un aviso sobre una plaza libre, o un correo al profesor, no tiene alumno detrás, así que ahí no aparecen. Son ocho, y «Cómo se llama cada variable común de un correo» las lista con su nombre.

No hace falta saberse el nombre técnico de ninguna: se eligen por ese significado y el editor escribe la variable sola en la posición del cursor.

Cómo se llama cada variable común de un correo

Las ocho variables comunes de una plantilla de correo, con el nombre literal que escribe el editor. Solo hace falta saberlo para escribirlas a mano: desde «Insertar variable» se eligen por su significado.

Cómo se lee en el desplegable	Nombre de la variable
Nombre completo del alumno	:student_full_name
Nombre de pila del alumno	:student_first_name
Fecha de alta del alumno	:student_enrolled_at
Fecha de baja del alumno	:student_unenrolled_at
Nombre completo del tutor de contacto	:contact_full_name
Nombre de pila del tutor de contacto	:contact_first_name
Nombre completo del titular del recibo	:invoice_holder_full_name
Nombre de pila del titular del recibo	:invoice_holder_first_name

A quién nombran las variables de tutor y de titular

Las dos variables del tutor de contacto nombran al tutor que recibe ese correo, que no siempre es el contacto principal de la familia: es el primer tutor de contacto con correo, aquel a cuyo buzón llega la comunicación. Así el correo no saluda a una persona y le llega a otra. Solo cuando no hay ningún destinatario de familia se cae al contacto principal.

Las dos variables del titular del recibo solo aparecen en los avisos que llevan recibo, y escriben el nombre congelado al emitirlo, no el que tenga el titular hoy.

Cómo se agrupan los avisos editables

Los 22 avisos editables se reparten en 13 módulos, y el acordeón de la página pinta el nombre del módulo tal cual como título de cada bloque: Matrícula, Facturación, Cobro, Sesiones/Clases, Asistencia, Calificaciones, Certificados, Consentimientos/RGPD, Mensajería, Anuncios, Solicitudes alumno, Prueba de nivel y Recuperaciones.

En cada fila, junto a los botones, una etiqueta de color dice quién recibe ese aviso —al pasar el ratón por encima se lee «Quién recibe este aviso»—, para no redactar a ciegas: no se escribe igual un correo que lee la familia que uno que se queda en casa.

Las tablas que siguen los recogen todos, con el módulo exacto en el que hay que buscarlos.

Avisos editables de los módulos Matrícula, Facturación y Cobro

Aviso	Módulo	Cuándo se dispara	Quién lo recibe
Plaza disponible	Matrícula	Se libera una plaza con lista de espera	Administración de la academia
Plaza asignada	Matrícula	La autoasignación coloca al alumno en la plaza liberada	Contacto principal de la familia
Plaza reservada sin asignar	Matrícula	La plaza liberada se congela: el candidato no tiene tarifa vigente	Administración de la academia
Recibos vencidos	Facturación	Un recibo se marca como vencido	Administración de la academia
Recibo enviado por email	Facturación	Se envía el recibo, desde el listado o al generar la facturación mensual	Titular del recibo
Recordatorio de pago	Cobro	Cada paso del escalado de avisos de un recibo vencido	Titular del recibo
Pago devuelto	Cobro	Se devuelve un pago domiciliado	Administración de la academia

Avisos editables de los módulos Sesiones/Clases y Asistencia

Aviso	Módulo	Cuándo se dispara	Quién lo recibe
Enlace de clase disponible	Sesiones/Clases	Se publica la dirección de reunión de una sesión	Contacto principal de la familia
Clase cancelada	Sesiones/Clases	Se cancela una sesión	Contacto principal de la familia
Clase cancelada (profesor)	Sesiones/Clases	Se cancela una sesión	Profesor
Cambio de horario	Sesiones/Clases	Se cambia el horario de una sesión	Contacto principal de la familia
Alumno ausente	Asistencia	Se marca la ausencia de un alumno	Contacto principal de la familia
Ausencia del profesor	Asistencia	Se marca la ausencia de un profesor	Administración de la academia

Avisos editables de los módulos Calificaciones, Certificados, Consentimientos/RGPD y Recuperaciones

Aviso	Módulo	Cuándo se dispara	Quién lo recibe
Nueva calificación	Calificaciones	Se publica una nueva nota	Contacto principal de la familia
Certificado emitido	Certificados	Se emite un certificado	Contacto principal de la familia
Documento pendiente de firma	Consentimientos/RGPD	Un consentimiento queda pendiente de firma	Contacto principal de la familia
Recuperación programada	Recuperaciones	Se programa una clase de recuperación	Contacto principal de la familia

Avisos editables de los módulos Mensajería, Anuncios, Solicitudes alumno y Prueba de nivel

Aviso	Módulo	Cuándo se dispara	Quién lo recibe
Nuevo mensaje	Mensajería	Llega un mensaje nuevo en una conversación	Contacto principal de la familia
Nuevo anuncio	Anuncios	Se publica un anuncio	Contacto principal de la familia
Nueva solicitud	Solicitudes alumno	Un alumno crea una solicitud	Administración de la academia
Invitación a la prueba de nivel	Prueba de nivel	Se invita a un candidato a la prueba de nivel	Candidato de la solicitud
Prueba de nivel completada	Prueba de nivel	Se completa la prueba de nivel	Administración de la academia

Qué formato admite el cuerpo del correo

La barra de edición del cuerpo ofrece:

• Quitar formato y desplegable de bloques (párrafo y títulos)
• Tipo y tamaño de letra
• Negrita, cursiva, subrayado, superíndice y subíndice
• Color de texto y color de fondo
• Las cuatro alineaciones (izquierda, centro, derecha, justificado)
• Listas con viñetas y numeradas, y sangría (aumentar y disminuir)
• Cita, línea separadora y enlace
• Tablas, con sus propiedades de tabla y de celda
• Emojis, que se insertan como carácter y por eso se ven en cualquier cliente de correo

Insertar una imagen en un correo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Registro de correo» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Plantillas de correo → la fila del aviso → «Editar» → botón de imagen de la barra de edición.

1. Publica antes la imagen en internet y copia su dirección. Tiene que empezar por https.
2. Pulsa el botón de imagen. Se abre «Insertar imagen por URL».
3. Pega la dirección y escribe su texto alternativo.
4. Acepta y guarda la plantilla.

Resultado: la imagen queda enlazada en el cuerpo del correo.

Qué no se puede hacer: no se suben ficheros al servidor desde el editor y no se aceptan imágenes pegadas desde el portapapeles: una imagen así viajaría como adjunto temporal y dejaría de cargar a los pocos días. Una dirección que no empiece por https no sobrevive al guardado, y los clientes de correo la bloquearían por contenido mixto.

También se dice: poner una foto, meter el logotipo en el correo, añadir una imagen.

Editar la maqueta del correo de una sede

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Registro de correo» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Plantillas de correo → sección «Maqueta del correo», arriba del todo → botón «Editar». Antes de empezar: la maqueta es la cabecera, el pie y los estilos que enmarcan todos los avisos de la sede. Hay una por sede.

1. Pulsa «Editar» en «Maqueta del correo».
2. Cambia el campo Maqueta (HTML). Su editor añade un modo código, para quien sepa HTML.
3. Pulsa «Guardar».

Resultado: aparece «Maqueta guardada» y todos los correos de esa sede pasan a salir con ese marco. Con «Restaurar de fábrica» la sede vuelve a seguir la maqueta que mantiene Isiscampus.

Si falla:

• «Falta el hueco del cuerpo»: la maqueta tiene que contener :content → insértala y vuelve a guardar.

También se dice: cambiar la cabecera de los correos, editar el pie, personalizar el marco.

Variables de la maqueta del correo

Las variables de la maqueta son las de la sede, no las de ningún aviso. En el desplegable «Insertar variable» se leen así:

Variable	Cómo se lee en el desplegable	Qué escribe
:content	Cuerpo del correo	El cuerpo de cada aviso. Es obligatoria: sin ella la maqueta no se guarda.
:sender	Remitente del correo	El nombre con el que firma la sede.
:logo_url	Logotipo de la sede	El logotipo que la sede tenga subido en su pestaña «Marca».
:academy	Nombre de la sede	El nombre de la sede.
:year	Año en curso	El año en curso.
:app_url	Dirección de la aplicación	La dirección de Isiscampus.

El logotipo y la vista previa de la maqueta del correo

Donde la maqueta lleva el hueco del logotipo, el editor te enseña el logotipo real de esta sede —y un recuadro con el nombre de la variable si la sede todavía no tiene ninguno—. Lo que se guarda sigue siendo la variable, así que la maqueta seguirá al logotipo cuando lo cambies en la pestaña «Marca» de la ficha de la sede, sin volver a tocar la maqueta.

La vista previa de la maqueta funciona como la de un aviso pero sin las cabeceras: no hay ninguna notificación detrás de la que sacar remitente ni asunto, así que se enmarca un texto de ejemplo y no se inventa nada.

Qué se limpia al guardar una plantilla de correo

Al guardar, el texto se limpia: se conserva el formato que un cliente de correo entiende —párrafos, títulos, énfasis, listas, tablas, enlaces, colores e imágenes enlazadas por https— y se descarta todo lo que no puede viajar en un correo: lo que ejecuta código, los estilos y los recursos incrustados, los formularios y los marcos empotrados. Ni la barra de edición ofrece nada de eso, ni sirve pegarlo desde otra página: no llega a guardarse.

El asunto se guarda siempre como texto plano: cualquier formato que se pegue ahí se pierde, porque un asunto no admite marcado.

Consecuencia práctica: si al limpiar no queda nada del cuerpo, ese aviso vuelve a enviar el texto de fábrica. Y si después de guardar el editor enseña algo distinto de lo que escribiste, eso es exactamente lo que se ha guardado.

Qué no se puede hacer en el módulo de Plantillas de correo

• Editar plantillas con «Todas las academias» en el selector: una plantilla es de una sede; sin sede concreta no hay nada que editar.
• Cambiar el texto o el destino del botón de acción: lo decide Isiscampus, para que ninguna plantilla pueda desviar el enlace de un correo legítimo.
• Añadir un saludo o una despedida propios al aviso: la despedida la pone la maqueta de la sede.
• Copiar las plantillas de una sede a otra: cada sede se edita por su cuenta.
• Recuperar un texto restaurado de fábrica: «Restaurar de fábrica» borra la personalización y no hay papelera.
• Crear un aviso nuevo: los 22 avisos editables son los que hay; qué avisos existen se decide en Notificaciones.
• Subir una imagen desde el ordenador: solo se enlazan imágenes ya publicadas en internet.

Problemas frecuentes con las plantillas de correo

«La página no me deja editar nada»

Por qué pasa. En el selector de la cabecera tienes elegida la opción «Todas las academias», y las plantillas son de una sede concreta.

Cómo se arregla. Elige una sede en el selector de la cabecera. La línea «Editando las plantillas de: …» te confirma sobre cuál estás escribiendo.

«No encuentro Plantillas de correo en el menú»

Por qué pasa. La entrada solo aparece si tu perfil tiene concedido el módulo «Registro de correo».

Cómo se arregla. Pide al administrador de la cuenta que te dé un perfil de empleado que incluya ese módulo, o que te asigne el perfil Gerente.

«He guardado y la plantilla sigue diciendo Texto de fábrica»

Es el comportamiento esperado. Abrir y guardar sin cambiar nada no personaliza: si el texto es idéntico al de fábrica, la plantilla se queda como estaba, para que siga recibiendo las mejoras que haga Isiscampus.

Qué puedes hacer. Cambia algo del asunto o del cuerpo antes de guardar. En cuanto el texto sea distinto, la fila pasa a «Personalizada para esta sede».

«Al guardar me dice Variable no permitida»

Por qué pasa. Has escrito a mano una variable que existe en otro aviso pero no en éste. Ese hueco no se rellenaría nunca y quien recibiera el correo vería el texto crudo, así que no se guarda nada.

Cómo se arregla. El aviso te dice cuál es. Bórrala del asunto o del cuerpo y, si necesitas un hueco ahí, cógelo del desplegable «Insertar variable», que ofrece solo las de ese aviso.

«En la vista previa las variables salen entre corchetes»

Es el comportamiento esperado. La previa y el correo de prueba no tienen un alumno ni un recibo detrás, así que cada variable se pinta como su propio nombre entre corchetes: [group], [total], [date].

Qué puedes hacer. Sirven para ver dónde caerá cada dato y cómo queda el texto alrededor. En el envío real esos corchetes se sustituyen por el dato, o se quedan vacíos si no hay dato que poner.

«El correo de prueba no enseña lo que acabo de escribir»

Es el comportamiento esperado. El correo de prueba refleja lo guardado, porque sale por el envío real de la sede, igual que un correo de verdad.

Qué puedes hacer. Guarda antes de enviarlo, o usa «Vista previa», que sí refleja lo que tienes en pantalla sin guardar.

«No se guarda la maqueta»

Por qué pasa. La maqueta tiene que contener el hueco del cuerpo. Si falta, sale «Falta el hueco del cuerpo» y no se guarda nada.

Cómo se arregla. Coloca el cursor donde quieras que caiga el texto de cada aviso e inserta la variable «Cuerpo del correo» desde el desplegable «Insertar variable». Después, vuelve a guardar.

«He cambiado el logotipo de la sede y los correos siguen con el antiguo»

Por qué pasa. La maqueta no guarda el logotipo: guarda el hueco donde va, y el logotipo se resuelve en cada envío. Si los correos salen con el anterior, es que el logotipo de la sede no llegó a cambiarse.

Cómo se arregla. Sube el nuevo logotipo en la pestaña «Marca» de la ficha de la sede, en Empresa › Academias. No hace falta tocar la maqueta: seguirá al logotipo sola.

«He pegado un diseño de otra página y se ha quedado en nada»

Por qué pasa. Al guardar se descarta todo lo que no puede viajar en un correo: lo que ejecuta código, los estilos y los recursos incrustados, los formularios y los marcos empotrados. Si el diseño pegado era solo eso, no queda nada del cuerpo, y entonces ese aviso vuelve a enviar el texto de fábrica.

Cómo se arregla. Monta el correo con lo que ofrece la barra de edición —párrafos, títulos, listas, tablas, enlaces, colores— y enlaza las imágenes por https. Lo que el editor te enseñe después de guardar es exactamente lo que se ha guardado.