Problemas con captación y pruebas de nivel

Situaciones frecuentes al trabajar con leads, solicitudes de plaza, lista de espera, pruebas de nivel y diagnósticos, con su causa y qué hacer en cada caso.

Leads y solicitudes

«Convertí el lead pero no veo la solicitud en Solicitudes»

Por qué pasa. La sede tiene desactivado el módulo de solicitudes de plaza online. Con el módulo apagado, «Solicitudes de plaza» y «Lista de espera» desaparecen del menú, aunque el lead sí se haya convertido en alumno.

Cómo se arregla. Actívalo en Empresa › Academias › (ficha) › pestaña «Módulos» › sección «Captación» › «Solicitudes de plaza online». Ver Solicitudes.

«No me deja convertir el lead, no sale el botón»

Es el comportamiento esperado. El botón «Convertir en alumno» de la fila del lead, en Clientes › Captación (CRM), solo aparece si el lead está en estado Contactado y no se ha convertido nunca. Al convertirlo pasa a Pendiente de plaza, y el botón ya no vuelve a salir.

Qué puedes hacer. Si el lead está en otro estado, edítalo y cambia el campo «Estado» a «Contactado». Si ya se convirtió, el alumno ya existe: búscalo por su nombre en Clientes › Alumnos. Ver Leads.

Lista de espera

«El alumno lleva semanas en la lista de espera y no se le asigna sola la plaza»

Es el comportamiento esperado. La plaza no se asigna sola en cualquiera de estos casos:

• la sede no tiene el plan Pro, que es el que incluye la asignación automática;
• la sede es Pro, pero el interruptor «Asignar la plaza automáticamente» está apagado (viene apagado de serie);
• la entrada viene de una solicitud de plaza: en la columna «Origen» de la lista de espera pone «Solicitud #…» en vez de «Manual». Esas entradas siempre se colocan a mano, porque la solicitud no guarda fecha de inicio ni de fin.

Qué puedes hacer. Matricúlalo a mano en Clientes › Lista de espera → fila del alumno → «Matricular», eligiendo la franja. Para que el resto de la cola se asigne solo en una sede Pro, enciende el interruptor en Empresa › Academias › (ficha) › «Avanzado» › pestaña «Negocio» › «Asignar la plaza automáticamente». Esa sección solo aparece si la sede tiene el plan Pro.

«La plaza sigue congelada, ya le puse tarifa al alumno»

Por qué pasa. El reintento automático de las plazas congeladas solo corre, una vez al día, en las sedes con plan Pro que además tienen encendido «Asignar la plaza automáticamente». En el resto de sedes una plaza congelada se queda como está hasta que alguien la coloca a mano, aunque arregles la tarifa.

Cómo se arregla. Matricula al alumno a mano en Clientes › Lista de espera → fila del alumno → «Matricular»: la matrícula manual no exige tarifa. Si quieres que se desbloqueen solas, enciende el interruptor en Empresa › Academias › (ficha) › «Avanzado» › pestaña «Negocio» › «Asignar la plaza automáticamente» (esa sección solo aparece si la sede tiene el plan Pro) y espera al reintento del día siguiente. Para ver solo las plazas en esta situación, usa el filtro «Plaza congelada» de la lista de espera.

«Le puse tarifa pero sigue congelada»

Por qué pasa. Para que la plaza se desbloquee sola hacen falta dos cosas: que la sede tenga el plan Pro con «Asignar la plaza automáticamente» encendido, porque sin eso no hay reintento, y que la academia del grupo tenga una tarifa que cumpla todo esto a la vez:

• tiene encendido «Activa»;
• tiene encendido «Auto-asignable por tramo»;
• tiene un tramo de «Clases por semana» (u «Horas por semana», si la academia factura por duración) con al menos uno de sus dos extremos fijado; una tarifa sin tramo no cuenta;
• ese tramo admite las clases semanales que tendrá el alumno contando ya la plaza nueva;
• sus fechas «Válida desde» y «Válida hasta» cubren el día en que empezaría el alumno, que puede ser posterior a hoy si la temporada aún no ha empezado.

Cómo se arregla. Revisa esos puntos en Empresa › Academias › (ficha) › pestaña «Precios» › «Tarifas». Si no quieres esperar, matricula al alumno a mano desde la lista de espera con «Matricular», que no exige tarifa. Ver Tarifas.

«Matriculé a alguien desde la lista de espera y dice que está lleno»

Es el comportamiento esperado. Al abrir «Matricular», una franja puede parecer que tiene hueco, pero el aforo se comprueba de forma definitiva al guardar. Si otra persona ocupó esa plaza justo antes, por ejemplo un compañero matriculando a la vez en la misma franja, la segunda matrícula se rechaza con el aviso «El grupo ya tiene la capacidad máxima cubierta.».

Qué puedes hacer. Vuelve a pulsar «Matricular» y elige otra franja con hueco (el desplegable indica cuántos alumnos tiene cada una), o espera a que se libere una plaza en esa.

Pruebas de nivel

«El enlace de la prueba de nivel no funciona» / «dice que ha caducado»

Es el comportamiento esperado. El enlace caduca pasados los días elegidos al enviarlo (3, 7, 14 o 30) y entonces muestra «El enlace ha expirado o no es válido.». También deja de funcionar si se copió incompleto, o si desde el envío la prueba se ha despublicado o ha dejado de ser del tipo «Prueba de nivel (placement)».

Qué puedes hacer. Envía una invitación nueva desde Clientes › Captación (CRM) → fila del lead → «Enviar prueba de nivel», con otra «Validez del enlace». La acción solo aparece si el lead tiene correo, y solo ofrece pruebas de nivel publicadas. Si la prueba se despublicó, vuelve a activar «Publicado» en Academia › Tests de repaso → editar la prueba. Ver Leads y Cuestionarios.

«No puedo publicar la prueba de nivel, da un error al guardar»

Es el comportamiento esperado. Una prueba de nivel se corrige sola, y las preguntas de tipo «Texto libre» no se pueden corregir automáticamente. Mientras la prueba tenga alguna, no se deja guardar, tampoco al activar «Publicado», y la pantalla muestra un error sin explicar el motivo.

Qué puedes hacer. En la pestaña «Preguntas» de la prueba, cambia esas preguntas a un tipo que se corrija solo, como «Opción múltiple», «Verdadero / Falso» o «Respuesta corta», o bórralas; después vuelve a guardar. Si de verdad necesitas respuestas libres, cambia el «Tipo de cuestionario» a «Evaluación de grupo». Ver Cuestionarios.

«Una pregunta Verdadero/Falso puntúa mal aunque la respuesta parece correcta»

Por qué pasa. La corrección automática busca las opciones cuyo texto es exactamente «Verdadero» o «Falso». Desde el panel ya solo se pueden crear así, pero una pregunta antigua o creada por otra vía puede tener otro texto en sus opciones. Entonces no encuentra la respuesta y la puntúa como fallada, sin avisar.

Cómo se arregla. En Academia › Tests de repaso → editar el test → pestaña «Preguntas», edita la pregunta y, en cada opción, elige «Verdadero» o «Falso» en el campo «Texto». Si el texto guardado no era uno de esos dos, el campo aparece vacío. Comprueba cuál está marcada como correcta y guarda.

Diagnósticos

«Añadí un diagnóstico con nivel detectado y no pasó a la solicitud»

Es el comportamiento esperado. El «Nivel detectado» solo se copia a la solicitud de plaza elegida en «Solicitud vinculada», y solo si esa solicitud aún no tenía nivel: un nivel puesto a mano nunca se sobrescribe solo. Además, se copia al crear el diagnóstico o al cambiarle el nivel detectado. Si vinculas la solicitud más tarde sin tocar el nivel, no se copia.

Qué puedes hacer. Revisa el diagnóstico en Clientes › Alumnos → ficha del alumno → pestaña «Diagnósticos y listas de espera», y comprueba que tenga la «Solicitud vinculada» correcta (el desplegable solo ofrece las solicitudes de ese alumno). Si la solicitud ya tenía nivel, o si el nivel no se copió, cámbialo a mano en Clientes › Solicitudes de plaza → editar la solicitud → «Nivel / Curso». Solo se puede editar mientras la solicitud está pendiente. Ver Diagnósticos.

«No encuentro las fortalezas o debilidades de un diagnóstico al buscar o filtrar»

Es el comportamiento esperado. «Fortalezas», «Debilidades / áreas de mejora» y «Recomendaciones» se guardan cifradas para proteger los datos del alumno, así que no sirven para buscar ni para filtrar.

Qué puedes hacer. Localiza el diagnóstico por otro dato (fecha, tipo o nivel detectado) y ábrelo para leer su contenido. Ver Diagnósticos.