Sesiones

El módulo de Sesiones sirve para trabajar con cada clase concreta en su fecha y su hora: pasar lista, poner notas, cancelarla, buscarle un sustituto o mostrar su código de asistencia. Cada sesión nace de una franja horaria de un grupo, así que lo que se cambia aquí afecta a ese día y no al horario semanal. Ver Grupos.

También se conoce como: clases, clases del día, sesiones de clase, la clase de hoy.

Dónde está el módulo de Sesiones

El módulo de Sesiones no tiene entrada propia en el menú lateral. Se llega a sus sesiones por tres caminos: la pestaña Sesiones de la ficha de un grupo, la rejilla de Academia › Horario y la lista de sesiones de hoy de la pestaña Hoy del escritorio.

El listado completo de sesiones, con sus filtros y sus acciones de fila, existe pero tampoco tiene entrada de menú.

Quién puede usar el módulo de Sesiones

• Administrador de la cuenta: ve todas las sesiones de la sede activa y usa todas sus acciones.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Sesiones» en su perfil.
• Profesores: no entran al listado. Solo lo hacen si se les da un perfil de empleado con ese módulo; el resto usa su Horario del profesor.
• Alumnos y tutores: no lo ven. En su portal ven sus próximas clases y el enlace de videollamada.

Datos de una sesión

Campo	Qué es	Obligatorio
Grupo	Grupo al que pertenece la sesión. Filtra los horarios de abajo y no se guarda en la sesión.	Sí
Horario	Franja horaria del grupo, con su día y su hora. Al elegirla se rellenan el profesor y el aula habituales.	Sí
Fecha	Día en que se imparte.	Sí
Estado	Programada, Completada, Cancelada o Reprogramada.	Sí
Motivo de cancelación	Texto de hasta 500 caracteres. Solo aparece si el estado es Cancelada.	No
Profesor	Quien imparte esa sesión concreta; puede no ser el habitual.	Sí
Aula	Aula donde se da la clase, entre las activas de la sede del grupo.	Sí
Enlace de videollamada	Dirección de la sala para clases en línea o híbridas.	No
Observaciones	Notas sobre la sesión, hasta 500 caracteres.	No

Estados de una sesión

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Programada	Clase pendiente de impartir.	Es el estado con el que nace.
Completada	Clase impartida y registrada.	A mano, o con Marcar como completadas sobre varias.
Cancelada	Clase no realizada. Genera recuperaciones pendientes.	Con Cancelar, o al inactivar, archivar o borrar su grupo.
Reprogramada	La clase se traslada a otra fecha.	Se elige en el campo Estado. Avisa por correo a los alumnos.

El enlace de videollamada de una sesión

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: la sesión → campo Enlace de videollamada.

1. Abre la sesión y pega la dirección de la sala en Enlace de videollamada.
2. Guarda.

Resultado: el enlace se ve para el alumno en su portal, entre sus próximas sesiones, y para el profesor en su horario semanal. Si un alumno ha pedido conectarse en remoto desde su portal, al guardar o actualizar el enlace se le avisa por correo, a él y a sus tutores.

Vale cualquier dirección de videollamada: Zoom, Google Meet, Teams u otra.

También se dice: enlace de la clase en línea, sala virtual, enlace de Zoom.

Pasar lista a los alumnos de una sesión

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: la sesión → pestaña Asistencia.

1. Abre la pestaña Asistencia de la sesión.
2. Marca a cada alumno matriculado como Presente, Ausente, Justificado o Retraso.
3. Añade notas individuales si hacen falta.

Resultado: la asistencia queda guardada y la tarjeta de la sesión en el horario pasa a mostrar la marca Lista pasada. También se puede pasar lista desde la rejilla de Academia › Horario o con el código de asistencia. Ver Control de asistencia con QR.

También se dice: control de asistencia, marcar faltas.

Qué pasa al marcar a un alumno como ausente

Cuando un alumno se marca Ausente —o Retraso, si la sede lo tiene configurado así—, la familia recibe un correo de aviso, siempre que esa notificación esté activada en la sede. El destinatario es el tutor de contacto principal y, si no tiene correo, el primero de la cadena que sí lo tenga. Ver Notificaciones a tutores.

Registrar la asistencia del profesor a una sesión

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: la sesión → pestaña Asistencia del profesorado.

1. Abre la pestaña Asistencia del profesorado.
2. Marca al profesor como Presente, Retraso o Ausente.

Resultado: queda constancia de si la clase se impartió, y con dos consecuencias automáticas que se explican debajo.

También se dice: control de impartición, si el profesor vino.

Consecuencias de la asistencia del profesor

• Presente o Retraso → fichaje automático. El panel crea por su cuenta un fichaje de esa sesión, con la entrada y la salida de su franja horaria, y aparece en el registro horario del profesor. Nunca sale un segundo fichaje de la misma clase: ni al volver a guardar, ni al pasar de Retraso a Presente, ni si dos personas lo registran a la vez. Si ese fichaje ya se corrigió a mano, la corrección se respeta. Una clase sin franja no genera fichaje: las horas salen de la franja.
• Ausente → aviso a los administradores. Marcarlo ausente avisa a los administradores de la sede, siempre que esa notificación esté activada. No genera fichaje, y Sustituido tampoco.

Poner notas en una sesión

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: la sesión → pestaña Calificaciones.

1. Abre la pestaña Calificaciones.
2. Elige el alumno y escribe su nota, en una escala de 0 a 10.
3. Guarda.

Resultado: al registrar o actualizar una nota, el alumno y sus tutores reciben un correo con ella. El alumno de una calificación ya guardada no se puede cambiar: se borra y se vuelve a crear.

También se dice: calificar, poner nota, evaluar la clase.

Cancelar una sesión

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: la fila de la sesión → botón Cancelar. También desde el menú (⋮) de su tarjeta en Academia › Horario. ¿Se puede deshacer?: no desde el propio botón. Habría que devolver la sesión a Programada editándola, pero los correos ya enviados no se retiran.

1. Pulsa Cancelar.
2. Escribe el Motivo de cancelación si quieres; es opcional.
3. Confirma con Confirmar cancelación.

Resultado: el aviso lo adelanta —«Se notificará a los alumnos matriculados y se registrarán sus recuperaciones pendientes.»—. Todos los alumnos con matrícula activa reciben un correo con la fecha, el motivo y si tienen derecho a recuperación; se crea una recuperación pendiente por alumno; y el profesor de la sesión también recibe aviso.

También se dice: anular la clase, suspender la sesión.

Cancelar varias sesiones a la vez

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: listado de sesiones → casillas de la izquierda → menú Acciones → Cancelar seleccionadas.

1. Marca las casillas de las sesiones que quieras cancelar.
2. Abre el menú Acciones y pulsa Cancelar seleccionadas.
3. Escribe el motivo, si quieres, y confirma con Confirmar cancelación.

Resultado: el mismo que cancelar de una en una, para todas las marcadas: «Se notificará a los alumnos afectados y se registrarán sus recuperaciones.» En el mismo menú está Marcar como completadas, que da por impartidas las seleccionadas.

También se dice: cancelar en bloque, anular varias clases.

Quién tiene derecho a recuperación al cancelar

El derecho depende del preaviso mínimo de cancelación de la sede, que viene a 24 horas:

• Cancelación con igual o más horas de antelación que el umbral → el alumno tiene derecho a recuperación, y así se lo dice el correo.
• Cancelación por debajo del umbral → no tiene derecho automático, aunque la academia pueda concedérselo a mano.

El umbral se cambia en Empresa › Academias → la sede → pestaña General → Preaviso mínimo de cancelación (horas).

Las recuperaciones pendientes del escritorio

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados; los profesores con un perfil de empleado. Quién no: los alumnos y los tutores. Dónde: Escritorio → pestaña Recuperaciones → tabla Recuperaciones pendientes.

La tabla lista los alumnos con clases pendientes de recuperar, con la sesión cancelada, el nivel, el grupo, si tienen derecho y la sede. Cada fila ofrece dos acciones:

• Asignar sesión — abre una ventana con las sesiones futuras del mismo nivel y de la misma sede que tengan plazas libres, filtrable por rango de fechas con Desde y Hasta.
• Omitir — descarta la recuperación, para cuando el alumno no la va a reclamar.

Una recuperación consta como completada en cuanto el alumno figura presente en la sesión asignada, se haya pasado lista como se haya pasado. En ese momento desaparece de la tabla.

Asignar una sesión de recuperación

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados; los profesores con un perfil de empleado. Quién no: los alumnos y los tutores. Dónde: Escritorio → pestaña Recuperaciones → fila del alumno → Asignar sesión.

1. Pulsa Asignar sesión.
2. Acota la búsqueda con Desde y Hasta si te hace falta.
3. Elige una Sesión disponible entre las que ofrece la lista y confirma.

Resultado: la recuperación pasa a estar programada, aparece el aviso «Recuperación asignada» y el alumno recibe un correo con la fecha y la hora, si tiene cuenta de usuario. La lista solo ofrece sesiones programadas, de hoy en adelante, del mismo nivel y de la misma sede, con al menos una plaza libre, e indica cuántas quedan en cada una.

También se dice: recolocar al alumno, darle otra clase.

Recuperar las clases perdidas por falta justificada

Si la sede tiene activado Recuperar clases por falta justificada —en Empresa › Academias → la sede → pestaña Avanzado → Negocio → sección Recuperación de clases—, las ausencias marcadas Justificado se van acumulando por alumno y temporada.

Ese acumulado no aparece en la pestaña Recuperaciones del escritorio: se ve en la ficha del alumno, en la sección Recuperación de clases, que muestra las Sesiones acumuladas de esa temporada y ofrece Convertir en bono de horas o darlas por Horas perdidas. Cualquiera de las dos pone el contador a cero. Si luego se corrige la asistencia, el acumulado se ajusta solo.

Eliminar sesiones, que no es lo mismo que cancelarlas

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: listado de sesiones → casillas de la izquierda → menú Acciones → Borrar seleccionados. ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. La sesión se retira de la vista pero no se destruye, y no hay pantalla para recuperarla. Alternativa: Cancelar, si lo que quieres es avisar a las familias y dejar la recuperación registrada.

1. Marca las sesiones que quieras eliminar.
2. Abre el menú Acciones, pulsa Borrar seleccionados y confirma.

Qué se pierde y qué se conserva: eliminar no avisa a nadie y no genera recuperaciones, a diferencia de cancelar. La sesión desaparece del listado y del horario.

También se dice: borrar la clase de la agenda, quitar sesiones sobrantes.

Buscar un sustituto para una sesión

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: la fila de la sesión → botón Buscar sustituto. Antes de empezar: el botón solo aparece si la sesión no está cancelada y ya tiene profesor: no hay a quién sustituir en una clase que aún no lo tiene.

1. Pulsa Buscar sustituto.
2. Elige un Sustituto entre los candidatos que ofrece la lista.
3. Indica el Motivo de la ausencia: Baja por enfermedad, Vacaciones, Asunto personal u Otro.
4. Añade Observaciones si quieres y confirma con Confirmar sustitución.

Resultado: aparece el aviso «Sustitución confirmada» y la sesión pasa a figurar a nombre del sustituto.

También se dice: cubrir una clase, poner un suplente.

A quién ofrece la búsqueda de sustituto

El panel propone solo a los profesores que cumplen las cuatro condiciones a la vez:

• Asignable — ficha activa, alta en la sede del grupo y periodo de alta y baja que cubra la fecha. Ver Profesores › A quién se le puede asignar clase.
• Disponibilidad declarada — una regla suya cubre esa sede, esa temporada, ese día de la semana y esa franja por completo.
• Sin ausencia registrada — no tiene un periodo de no disponibilidad sobre esa fecha.
• Sin clase solapante — no imparte otra sesión a la misma hora ese día.

Ojo: la especialidad no filtra. La búsqueda no mira las especialidades, los niveles ni las asignaturas del profesor. Si te importa que el sustituto sea de la materia, compruébalo tú al elegirlo.

Si no hay candidatos, la ventana lo dice —«Sin profesores disponibles»— y queda asignar el profesor a mano editando la sesión, donde también se comprueban la asignabilidad y la disponibilidad.

Qué queda registrado al confirmar una sustitución

• Se guarda el motivo de la ausencia.
• La sesión pasa a figurar como impartida por el sustituto: una vez completada, cuenta en la nómina del sustituto, no en la del profesor original.
• Se crea un registro de la sustitución —profesor original, sustituto, motivo y fecha— para poder consultarla después.
• El cambio queda anotado en el historial de la sesión.

Una clase puede sustituirse más de una vez si el sustituto también falla. Se guarda la cadena entera: cada sustitución anota como profesor original a quien iba a impartirla justo antes, así que la última refleja el relevo vigente.

El historial de una sesión

Cada sesión guarda el rastro de lo que le fue pasando, siempre con su motivo: quién la canceló y por qué, un cambio de profesor por reasignación de su franja, un cambio del titular del grupo, una sustitución, o la cancelación en bloque que provocan inactivar, archivar o mandar a la papelera su grupo.

Así, una tanda de clases que aparecen canceladas de golpe tiene siempre una causa visible.

Los tests de repaso de una sesión

Desde el menú (⋮) de la tarjeta de una clase en Academia › Horario se puede asignar un test de repaso a esa sesión —al grupo entero o a alumnos concretos— y quitarlo. La tarjeta muestra una marca cuando tiene algún test en circulación. Hace falta el módulo «Tests de Repaso» en el perfil y el módulo activado en la sede. Ver Cuestionarios.

Cómo se generan las sesiones

Las sesiones no hay que crearlas a mano: el sistema mantiene un horizonte rodante de ocho semanas y cada día materializa las que faltan, según las franjas de cada grupo. Además, visitar una semana en Academia › Horario genera sus sesiones si aún no existían.

Para un periodo concreto —un trimestre entero, por ejemplo— está el botón Generar sesiones en la cabecera de la ficha del grupo, que pide un Desde y un Hasta. Las que ya existan no se duplican. Ver Grupos.

El escritorio y las sesiones de hoy

El escritorio está organizado en pestañas: Hoy, Recuperaciones, Ocupación, Dinero y Oportunidad.

• Hoy — el control del día: los indicadores clave, el resumen de ingresos, el panel de avisos con acción pendiente y la lista de sesiones de hoy para pasar lista.
• Recuperaciones — la tabla de recuperaciones pendientes con su asignación de sesión.
• Ocupación — los gráficos de ocupación de grupos y aulas.

Desde la pestaña Hoy o desde Horario se entra directamente a una sesión para pasar lista.

Qué no se puede hacer en el módulo de Sesiones

• Llegar al listado de sesiones desde el menú lateral: se entra por el grupo, por el horario o por el escritorio.
• Deshacer una cancelación: los correos y las recuperaciones ya generadas no se retiran solos.
• Recuperar una sesión eliminada: no hay papelera ni pantalla de restauración.
• Que la especialidad filtre a los sustitutos: la búsqueda no la mira.
• Buscar sustituto en una clase sin profesor o ya cancelada: el botón no aparece.
• Cambiar el alumno de una calificación ya guardada: hay que borrarla y crearla de nuevo.

Problemas frecuentes con las sesiones

«No encuentro las Sesiones en el menú»

Por qué pasa. El módulo no tiene entrada propia en el menú lateral.

Cómo se arregla. Entra por la pestaña Sesiones de la ficha del grupo, por la rejilla de Academia › Horario o por la lista de sesiones de hoy de la pestaña Hoy del escritorio.

«He cancelado una clase y el alumno dice que no tiene derecho a recuperación»

Por qué pasa. La cancelación se hizo con menos antelación que el Preaviso mínimo de cancelación (horas) de la sede, que viene a 24 horas.

Cómo se arregla. Puedes concedérsela igualmente asignándole una sesión desde la pestaña Recuperaciones del escritorio. Para las próximas, ajusta el umbral en la pestaña General de la sede.

«Marqué a un alumno como Justificado y no aparece en Recuperaciones»

Es el comportamiento esperado. Las faltas justificadas no crean una recuperación pendiente: se acumulan por alumno y temporada para convertirlas en un bono de horas.

Qué puedes hacer. Abre la ficha del alumno y busca la sección Recuperación de clases: ahí verás las Sesiones acumuladas y podrás Convertir en bono de horas.

«El botón Buscar sustituto no aparece»

Por qué pasa. La sesión está cancelada o no tiene ningún profesor asignado, y entonces no hay a quién sustituir.

Cómo se arregla. Asigna primero un profesor a la sesión editándola, o recupérala del estado cancelado si la clase se va a dar.

«No hay profesores disponibles para esta franja»

Por qué pasa. Ningún profesor cumple a la vez las cuatro condiciones: ser asignable, tener disponibilidad declarada para ese día y esa hora, no tener una ausencia registrada y no tener otra clase solapada.

Cómo se arregla. Revisa las reglas de disponibilidad en la ficha del profesor que quieras usar, o asígnalo a mano editando la sesión.

«Una tanda de clases aparece cancelada y nadie las canceló»

Por qué pasa. Se inactivó, archivó o mandó a la papelera su grupo, y eso cancela sus sesiones futuras de golpe.

Cómo se arregla. Mira el historial de una de esas sesiones: dice el motivo. Si el grupo se archivó por error, vuelve a ponerlo en Activo y sus sesiones futuras se restauran.