Problemas con horarios y sesiones

Situaciones frecuentes con el horario de las clases, los horarios de los grupos, las aulas y los calendarios, con su causa y qué hacer en cada caso.

Clases que faltan o sobran

«Una clase de dentro de unos meses no sale en el horario del profesor, en el del alumno ni en el calendario suscrito»

Es el comportamiento esperado. Las clases se generan cada día con unas ocho semanas de antelación. Las de semanas más lejanas todavía no existen, salvo que alguien haya abierto esa semana en Academia › Horario, que las genera al momento. Si la clase que falta está dentro de esas ocho semanas, revisa la entrada siguiente.

Qué puedes hacer. Abre esa semana en Academia › Horario: al visitarla se generan sus clases. Ver Horario.

«Me faltan clases desde hace un mes»

Por qué pasa. Un grupo que no está en estado «Activo» no genera clases nuevas. Tampoco se generan en fechas que quedan fuera de la temporada a la que pertenece su horario, ni si esa temporada no está activa.

Cómo se arregla. En Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos», comprueba el estado del grupo; si no es «Activo», usa «Editar» en esa fila y cambia «Estado» a «Activo». Si el grupo ya estaba activo, mira la columna «Temporada» de esa misma fila. Si no es la temporada vigente, entra con «Ir al grupo» → pestaña «Horarios» y guarda cada horario con «Editar»: al guardarlo, el horario queda asignado a la temporada activa de la academia. Después abre en Academia › Horario las semanas afectadas para que se generen sus clases. Ver Clases.

«Me salen dos clases el mismo día para el mismo grupo»

Por qué pasa. El grupo tiene dos huecos de horario ese mismo día de la semana. Suele pasar cuando, al cambiar el horario, se marca el hueco nuevo sin desmarcar el anterior.

Cómo se arregla. Si no es intencionado, ve a Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → «Editar» en ese grupo. En el paso de ese día, pulsa el hueco que sobra para desmarcarlo y guarda. Las clases pendientes de ese hueco que no tenían ninguna actividad se retiran; las que ya tenían asistencia u otros cambios se conservan.

«La rejilla del horario sale completamente vacía»

Es el comportamiento esperado. Puede que los filtros de profesor, aula o nivel no tengan ningún resultado en común. También puede que ningún grupo activo de esa sede tenga horario esa semana.

Qué puedes hacer. Pulsa «Limpiar filtros» en Academia › Horario. Si sigue vacía, comprueba que los grupos de esa sede estén activos y tengan horario en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos».

«De repente todas las clases futuras de mi grupo salen canceladas, sin avisar a nadie»

Es el comportamiento esperado. Al pasar el grupo a «Inactivo» o «Archivado» se cancelan en bloque todas sus clases programadas desde hoy. Esta cancelación no envía avisos a alumnos, familias ni profesor, a diferencia de cancelar una clase suelta.

Qué puedes hacer. Si fue sin querer, reactiva el grupo: Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → «Editar» → «Estado» → «Activo». Las clases futuras que se cancelaron por ese motivo vuelven a quedar programadas. Las que cancelaste a mano siguen canceladas.

Cambios en el horario de un grupo

«Cambié el horario del grupo pero las clases ya puestas siguen con la hora/aula vieja»

Es el comportamiento esperado. Las clases que ya estaban generadas conservan el día y el aula con los que se crearon. Si cambias el hueco desde la edición del grupo en la pestaña «Grupos» de la academia, se retiran las clases pendientes del hueco antiguo que no tenían ninguna actividad. Las que ya tenían asistencia, cambios o sustituciones se quedan como estaban. Si editas el horario desde la pestaña «Horarios» de la ficha del grupo, no se retira ninguna.

Qué puedes hacer. Para mover un grupo de día, hora o aula, hazlo desde Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → «Editar»: marca el hueco nuevo y desmarca el anterior. Las clases que se queden con los datos viejos, corrígelas una a una en Academia › Horario, desde el menú (⋮) de cada clase: «Cambiar aula» o «Cambiar horario». «Cambiar horario» solo cambia la hora de inicio de esa clase, no su día.

«El profesor dice que no le llegó aviso del cambio de horario»

Es el comportamiento esperado. Cambiar el horario habitual de un grupo no avisa a nadie. En una clase suelta, el aviso de «Cambiar horario» va a los alumnos y no al profesor, y «Cambiar profesor» no avisa a ninguno de los dos profesores. Los cambios que sí pueden avisar al profesor son cancelar una de sus clases o cambiarle el aula desde Academia › Horario.

Qué puedes hacer. Avisa tú al profesor directamente, por ejemplo con un mensaje.

«Aparece la clase pero sin profesor»

Por qué pasa. El grupo no tenía profesor asignado cuando se creó su horario, así que sus clases se generaron sin profesor.

Cómo se arregla. Asigna el profesor al grupo: Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Grupos» → «Editar» → «Profesor asignado». Se aplica a su horario y a sus clases futuras. Para una clase que ya pasó, usa «Cambiar profesor» en el menú (⋮) de esa clase en Academia › Horario.

«El profesor ya tiene clase asignada en ese horario» al guardar

Es el comportamiento esperado. Es un conflicto real: ese profesor ya tiene otro horario que se solapa ese mismo día y a esa hora, dentro de la misma temporada. Desde la pestaña «Grupos» de la academia el aviso se llama «Conflicto de horario» e indica con qué grupo choca.

Qué puedes hacer. Elige otro hueco u otro profesor, o libera primero ese hueco en el otro grupo.

«No me deja crear un horario nuevo para el grupo»

Por qué pasa. Falta un requisito previo: la academia no tiene ninguna aula activa, o no tiene días de apertura configurados en su horario comercial. En ese caso, «Nuevo horario» y «Nuevo grupo» muestran un aviso con lo que falta en vez de abrir el formulario.

Cómo se arregla. Completa lo que indique el aviso. Da de alta o activa un aula en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Aulas», o configura los días de apertura en la pestaña «Horario comercial».

Aulas

«El aula no aparece como opción al reasignar una clase»

Por qué pasa. «Cambiar aula» solo ofrece aulas activas de la misma sede, distintas del aula actual y con aforo suficiente para los alumnos matriculados en esa clase. Si ninguna cumple, la ventana lo indica y no deja guardar.

Cómo se arregla. En Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Aulas» → «Editar» en el aula, sube el «Aforo (nº de alumnos)» o marca «Activa». Ver Aulas.

«No me deja borrar un aula»

Es el comportamiento esperado. Un aula que tiene horarios de grupo o clases generadas, pasadas o futuras, no se puede borrar: esas clases se quedarían sin aula.

Qué puedes hacer. Si solo quieres dejar de usarla, desactívala: Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Aulas» → «Editar» en el aula → desmarca «Activa». Un aula inactiva deja de ofrecerse al crear horarios y al cambiar el aula de una clase.

«El plano del aula no guarda la posición»

Por qué pasa. El plano no guarda los cambios automáticamente. Al mover un aula aparece «Cambios sin guardar» hasta que pulsas «Guardar distribución». Un aula con el candado cerrado no se puede mover.

Cómo se arregla. En Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Aulas», coloca las aulas y pulsa «Guardar distribución». Si un aula no se deja arrastrar, abre su candado, en la esquina superior derecha del aula. En el portal del alumno el plano es solo de consulta. Ver Plano de la academia.

Asistencia

«El profesor no recibe el aviso de “clase sin pasar lista”»

Hoy no se puede. Este aviso no se puede forzar a mano. Solo se comprueba mientras alguien está usando el panel, como mucho una vez cada cinco minutos. Solo cubre las clases de hoy que ya han terminado y tienen alumnos sin ninguno marcado. Si el profesor no tiene cuenta de acceso, el aviso va a los administradores.

Cómo hacerlo mientras tanto. Pasa lista desde Academia › Horario: haz clic en la clase para abrir su lista.

«El QR de asistencia no aparece en la clase»

Por qué pasa. El QR necesita tres condiciones a la vez: que el control de asistencia con QR esté activado en la academia, que la clase sea de hoy y que no esté cancelada.

Cómo se arregla. Activa «Control de asistencia con QR» en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Módulos» → sección «Asistencia». Si ya está activo, espera al día de la clase. Ver Control de asistencia por QR.

Horario del alumno

«El horario del alumno sale vacío»

Por qué pasa. Puede que la cuenta con la que entra el alumno no esté vinculada a su ficha. También puede que no tenga ninguna matrícula que cubra esa semana, o que la semana que mira sea tan lejana que sus clases todavía no se han generado.

Cómo se arregla. Revisa las matrículas del alumno en su ficha. Si el alumno aún no tiene acceso vinculado, créalo desde su ficha → menú «Acciones» → «Crear acceso al portal»; si ya existe una cuenta con ese email, se vincula a la ficha. Ver Alumnos.

Calendario suscrito y calendario del equipo

«El calendario suscrito (Google/Apple) no muestra la clase de hoy, recién creada»

Es el comportamiento esperado. La suscripción no se actualiza al instante: cada aplicación de calendario decide cada cuánto vuelve a consultarla.

Qué puedes hacer. Espera a la siguiente actualización de tu aplicación de calendario.

«Regeneré la URL del calendario y ahora no me aparece nada»

Es el comportamiento esperado. Al regenerar la URL de suscripción, la antigua deja de funcionar, y el calendario que seguía usándola no se actualiza solo.

Qué puedes hacer. Abre tu menú de usuario › «Configuración» → pestaña «Notificaciones» → sección «Calendario de clases». Copia la «URL de suscripción» (o escanea su QR con «Ver QR») y vuelve a suscribirte con ella en tu aplicación de calendario. Si eres alumno, también la tienes en Mi portal › Horario → «Suscribirse al calendario».

«No veo un evento del calendario que me compartió un compañero»

Es el comportamiento esperado. Un evento solo lo ven otros si su autor activó «Compartir con los profesores del alumno». Aun así, los eventos compartidos solo los ven los profesores de la academia o de los alumnos asociados al evento: si no tienes ficha de profesor, solo ves los eventos que creas tú. Tampoco lo verás si está asociado a una academia o a un alumno fuera de tu alcance.

Qué puedes hacer. Pide al autor que abra el evento en Academia › Calendario, active «Compartir con los profesores del alumno» y lo asocie a la academia o al alumno correctos. Ver Calendario.