Problemas con alumnos y familias

Situaciones frecuentes al gestionar alumnos, matrículas, tutores y sus cuentas de acceso, con su causa y qué hacer en cada caso.

Estado y matrícula

«Este alumno está activo y a mí me sale de baja» (o al revés)

Es el comportamiento esperado. El estado del alumno no se edita a mano: se calcula solo a partir de sus matrículas. Si alguna matrícula tiene una fecha equivocada o un estado que no es el que esperabas (inactiva, cancelada, o con la fecha de fin ya pasada), el estado del alumno lo refleja.

Qué puedes hacer. Corrige la matrícula, no el estado: Academia › Grupos → ficha del grupo → pestaña «Alumnos matriculados» → edita la fila del alumno (fecha de inicio, fecha de fin o estado). El estado del alumno se recalcula solo (salvo que esté archivado, que se sale con «Desarchivar»).

«Archivé al alumno o lo di de baja y su estado no es el que esperaba»

Es el comportamiento esperado. Son dos acciones distintas sobre la ficha del alumno. «Archivar», que alguien pudo pulsar a propósito, deja al alumno en un estado que el sistema ya no recalcula. «Dar de baja» cierra sus matrículas activas con fecha de fin de hoy y lo deja Inactivo, pero ese estado sí se sigue recalculando a partir de sus matrículas.

Qué puedes hacer. Si el alumno está archivado, se sale con «Desarchivar» y su estado vuelve a recalcularse. Si lo diste de baja, reactiva una matrícula y quítale la fecha de fin (o ponle una futura), o crea una matrícula que ya esté vigente hoy: el alumno vuelve a Activo solo. Si la matrícula nueva empieza más adelante, queda «Con Reserva» hasta que llegue esa fecha.

«No me deja crear el alumno, dice que falta algo de horarios»

Por qué pasa. Para dar de alta un alumno en una sede concreta hace falta que esa sede tenga una temporada activa y al menos un horario de grupo dado de alta en ella.

Cómo se arregla. Da de alta la temporada que falta en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Horario comercial»; y el horario de grupo en Academia › Grupos → ficha del grupo → pestaña «Horarios».

«Le doy a Guardar y no pasa nada» / «El asistente de alta no avanza» (el titular del recibo es el propio alumno)

Por qué pasa. Falta un dato de facturación obligatorio del alumno y una ventana de aviso te dice qué campo es. Si el «Titular del recibo» es el propio alumno y el método de pago es domiciliación bancaria, falta su IBAN, que está en el paso o pestaña «Recibos». Si el titular es el propio alumno y la «Entrega» es por correo, falta un email suyo que la ficha del alumno no tiene dónde escribir.

Cómo se arregla. Si el aviso señala el IBAN del alumno, ve al paso o pestaña «Recibos» (paso si estás dando de alta; pestaña si el alumno ya está creado) y complétalo. Si el aviso señala el campo «Entrega», cambia la «Entrega» a otra opción, o cambia el «Titular del recibo» a un tutor que tenga email.

«Le doy a Guardar y no pasa nada» / «El asistente de alta no avanza» (el titular del recibo es un tutor)

Por qué pasa. Falta un dato de facturación obligatorio del tutor y una ventana de aviso te dice qué campo es. Si el «Titular del recibo» ya es un tutor, lo que falta es el IBAN, la referencia de mandato o la fecha de firma del tutor (con domiciliación bancaria) o su email (con entrega por correo) — y esos datos no están en «Recibos», están en la propia ficha del tutor.

Cómo se arregla. Edita al tutor desde la ficha del alumno → pestaña «Datos del alumno» → bloque «Tutores / Familiares» → editar → sección «Datos bancarios» (o su campo «Email»). Si estás dando de alta al alumno y todavía no tienes esos datos del tutor a mano, cambia el titular del recibo, o bien lo que exige ese dato: el método de pago si falta el IBAN, la referencia de mandato o la fecha de firma; la «Entrega» si falta el email. Así puedes terminar el alta y completarlos más tarde.

Tutores y contacto principal

«El alumno no tiene tutor principal»

Es el comportamiento esperado. Si al alumno no le queda ningún tutor en su ficha, no hay nadie a quien marcar como contacto principal. En cuanto se borra o se retira al tutor que era el contacto principal, el sistema promueve solo a otro tutor que siga en su ficha; solo se queda sin nadie marcado si ya no le queda ninguno.

Qué puedes hacer. Si al alumno le quedan tutores en su ficha y aun así no hay ninguno marcado, edita cualquiera de ellos desde la ficha del alumno → pestaña «Datos del alumno» → bloque «Tutores / Familiares» → editar → activa «Contacto principal». Al marcarlo, el resto se desmarcan automáticamente.

«La alerta de ausencia no le llegó a nadie»

Por qué pasa. El aviso de ausencia solo se envía si la sede lo tiene activado. Si lo está, va a un solo tutor: el contacto principal si tiene email o, si no lo tiene, el primer otro tutor que sí tenga. El aviso no llega por correo, sino como notificación dentro de la cuenta de acceso, así que ese tutor solo lo recibe si tiene cuenta de acceso. Si no la tiene, el aviso pasa a la cuenta de acceso del propio alumno, si tiene una con email. Si ninguno de los dos tiene cuenta, no le llega a nadie.

Cómo se arregla. Comprueba primero que el aviso está activado en la sede: Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Avanzado» → pestaña «Notificaciones» → sección «Alumnos y familias» → activa «Tutor: alumno ausente» y pulsa «Guardar automatización». Después, crea una cuenta de acceso al tutor: ficha del alumno → pestaña «Datos del alumno» → bloque «Tutores / Familiares» → «Crear cuenta» en la fila del tutor. Si el tutor no tiene email, añádeselo antes desde esa misma fila → editar → campo «Email».

Cuentas del portal

«El alumno no recibe el correo de la nota»

Por qué pasa. El aviso de nota nueva no llega por correo, sino como notificación dentro de la cuenta de acceso del alumno y de sus tutores. Solo lo reciben quienes tienen una cuenta de acceso vinculada con email; si ni el alumno ni ninguno de sus tutores la tienen, no hay a quién avisar.

Cómo se arregla. Crea una cuenta de acceso con email: en la ficha del alumno, con «Crear acceso al portal»; o, en su pestaña «Datos del alumno» → bloque «Tutores / Familiares», con «Crear cuenta» en la fila del tutor. En la ventana que se abre, el campo «Email de acceso» aparece relleno con el email de la ficha; si está vacío, escribe uno: si lo dejas vacío y en la ficha no hay ningún email que usar, la cuenta se crea sin email y el aviso seguirá sin llegar. Con la cuenta creada con email, el aviso de nota nueva le llegará como notificación al entrar en su cuenta.

«La familia no recibe el recibo por correo»

Por qué pasa. Al generarse, los recibos se envían solos por correo únicamente si en la ficha del alumno el campo «Entrega» está puesto en «Por email»; con cualquier otra opción no se mandan automáticamente, aunque desde la lista de recibos puedes enviarlos a mano: con la opción «Enviar por email» de «Marcar enviada» o «Marcar pagada», o seleccionándolos y pulsando «Enviar por email». En los dos casos el recibo llega al correo del «Titular del recibo»: si el titular es un tutor, al email que tenga guardado en su ficha; si el titular es el propio alumno, al email del alumno, que no se puede cambiar desde su ficha.

Cómo se arregla. Ve a la ficha del alumno → pestaña «Recibos» → sección «Pagador y método de pago» y pon el campo «Entrega» en «Por email». Si el «Titular del recibo» es el propio alumno, cámbialo por un tutor que tenga email; si ya es un tutor, comprueba que tiene email guardado en su ficha (pestaña «Datos del alumno» → bloque «Tutores / Familiares» → editar → «Email»).

«Le doy a “Crear cuenta” / “Crear acceso al portal” y me dice que el email ya está en uso»

Por qué pasa. El aviso distingue tres casos: el email ya está vinculado a otro alumno o tutor distinto; el email ya pertenece a una cuenta con otro rol (profesor, administrador…); o el email pertenece a una cuenta de otra academia (el correo no puede compartirse entre academias).

Cómo se arregla. Usa un email distinto para la cuenta, o si crees que se trata del mismo tutor ya dado de alta con otro rol o en otra ficha, resuelve esa duplicidad antes de crear la cuenta.

Buscar alumnos

«No encuentro al alumno en el listado, pero sé que existe»

Es el comportamiento esperado. O bien lo eliminaron (eliminar un alumno lo destruye por completo: no queda en ningún sitio recuperable), o bien está fuera de la sede que tienes seleccionada, o (si eres profesor) fuera de tu ámbito de alumnos.

Qué puedes hacer. Cambia el filtro de sede en la parte superior. Si lo eliminaron, no hay vuelta atrás desde la aplicación.

«He eliminado al alumno por error»

Es el comportamiento esperado. «Eliminar» es una acción irreversible por diseño (protección de datos) y se lleva también sus recibos. No existe una opción de «Restaurar»: la ventana de confirmación lo advierte antes de que la confirmes.

Qué puedes hacer. No tiene vuelta atrás desde la aplicación.

«El popover del alumno me sale vacío o me da un error»

Es el comportamiento esperado. El error aparece cuando el alumno no existe en tu academia actual o (si eres profesor) está fuera de tu ámbito: no es un fallo. Si sale vacío, es que el alumno todavía no tiene matrículas, tutores ni tarifa que mostrar.

Qué puedes hacer. Si el alumno debería tener esos datos y no aparecen, revisa sus matrículas y sus tutores.

Notas del colegio

«El tutor no puede añadir la nota del colegio, dice “No se pudo guardar”»

Es el comportamiento esperado. El aviso es genérico a propósito y puede deberse a varias cosas: el alumno no está vinculado a ese tutor, la asignatura no existe, la fecha es futura, o la nota está fuera de 0–10.

Qué puedes hacer. Revisa uno a uno los datos introducidos (fecha no futura, nota entre 0 y 10, asignatura del catálogo). Si en cambio el aviso dice «Demasiados intentos», espera los segundos que indica y vuelve a intentarlo.

«El profesor no puede editar la nota del colegio que él mismo puso»

Es el comportamiento esperado. Un profesor solo puede editar las notas que él mismo registró como profesor: si la nota la puso secretaría, dirección u otro profesor, se bloquea a propósito, aunque sea de su propio alumno.

Qué puedes hacer. Nada que corregir: el bloqueo es intencionado. Esa nota solo la puede editar quien la registró, como explica el párrafo anterior.

Portal del tutor

«El portal del tutor no aparece en el menú»

Por qué pasa. O la cuenta del tutor no está enlazada a su ficha de tutor, o el módulo «Portal de familias» está desactivado en esa sede.

Cómo se arregla. Enlaza la cuenta desde la ficha del alumno → pestaña «Datos del alumno» → bloque «Tutores / Familiares» → «Crear cuenta» (si aún no tiene cuenta); y activa el módulo en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Módulos» → sección «Asistencia» → «Portal de familias».